認識電子發票

台灣現行的電子發票格式自 2014 年上線至今已經將近七年，不知道讀者對每次結帳都會拿到的電子發票熟不熟悉呢？根據筆者接觸過的商家客戶，除了財會人員外，其實許多門市人員對每天從自己手中開出去的電子發票是相當陌生的，這篇文章會從電子發票的格式開始，介紹電子發票的點點滴滴。

電子發票的格式

電子發票的格式是由主管機關財政部所規範的，現行的版本從 2014 年開始啟用，發票的格式除了電子發票外，其實還有許多其它的格式以因應各種不同的商業交易情境，但對一般的消費者來說，最常看到的紙本發票只有兩種－傳統的細長條發票以及電子發票。

傳統的發票已經逐漸式微，但仍然有少部分商家在使用中，現在大多的商家都已經改成電子發票，而電子發票的格式，最典型的格式與內容如下所示。

證明聯

上面的是電子發票證明聯的格式。其中 9. 空白區的部分，各商家會自由運用，大部分是標註退換貨原則以及交易序號，這樣做的原因是即使顧客沒有明細聯，還是可以看到商家的退換貨原則，交易序號則是方便門市人員在系統查詢這張發票。

上面那樣的格式，在某些交易模式下，會稍微有點變動：

開統編：一般開買方統編就是為了回公司報帳，有開買方統編的發票，在 5. 日期、時間、金額等資訊區塊，要多一欄載明格式 25，以及在 6. 買賣方統編的區塊，除了原有的賣方統編外，也要加上買方統編，並且在明細聯的部分，一定要印出，並且不能在證明聯與明細聯中間裁切。
補印：因故需要補印的發票，原本的「電子發票證明聯」字樣，會變成「電子發票證明聯補印」。關於補印發票的其他的注意事項，請看下面的 Q&A。

明細聯

明細聯的部分，其實財政部只規定了要出現的內容，但並未規定樣式，所以稍微比較一下手上的發票就可以發現，各家發票的明細聯都略有不同，不像證明聯那麼一致。

明細聯的空白區，大多商家會打上商家資本資料，店名、地址、電話這些，方便消費者聯繫，另外就是放上一些積點及其它的促銷資訊。每次去墊腳石買一樣小東西，發票後面卻跟著一大串廣告小白單，相信這種經驗大家都有過，這就是身為 POS 系統商的我們因應客戶的行銷需求而搞出來的，對消費者來說，這就跟哈密瓜一樣，有些人喜歡，有些人不喜歡，建議行銷單位得好好拿捏拿捏，避免過多的廣告小白單讓顧客感到反感。

發票 Q&A

發票格式有規定字體樣式嗎？

沒有，只要可以清楚辨識，可以選用自己偏好的字體樣式。
發票的格式強制性有多嚴格？

除了上面說的字體外，它的寬高也沒有那麼嚴格，不會真的拿尺去量，另外某些攜帶型的發票機因為機構限制的關係，它採用的是一節只有四公分的貼紙紙捲，這種發票機印的發票會變成兩張貼紙，實際上也是被接受的，但是沒有特殊原因也沒必要去刻意違背規範的限制。
為什麼寬度是「5.7 公分」？

因為國際通用的紙捲寬度分別是 57 mm (2 inch) 和 80 mm (3 inch) 的，而財政部選了 57 mm 的寬度。
發票破損怎麼辦？

會在乎發票破損的大概就是中獎發票，只要 QR code 還能被讀取，那就沒關係，一樣用財政部的統一發票兌獎 app 去領獎金即可，如果破損到無法讀取，那就要拿破損的發票回原店家補印。
補印發票的規則有哪些？

補印發票證明聯會加註「補印」兩字，因為根據財政部規定，發票正本只能有一張，後面再印的一律都要加註「補印」，並且補印發票無法單獨領獎，無論正本發票有多破爛，只要肉眼還能辨識，它才是領獎的依據，補印的發票只是協助人員辨識而已，本身並無法當作領獎的依據，但是話說回來，如果是用統一發票兌獎 app 掃 QR code 直接兌獎，那麼補印發票其實是可以用於兌獎的，因為 QR code 是一樣的，所以把關的工作就在門市人員身上，務必要確認顧客真的持有正本才能幫他補印，否則根據財政部規定，店家開出兩張相同字號的發票，如果中獎，其中一張要由店家自行負擔獎金給中獎人，發票重號的問題可大可小，不可不慎。
發票一定要順時順號嗎？

先說明順時順號的意思是發票字號和開立時間都必須是同時往前走，下一張一定比前一張大一號，時間也一定晚於前一張，不可以時間逆著開或跳著開。

舊式的發票因為字號已經印在紙捲上，紙捲包裝上也有標示該捲的起末號，所以一律都是順時順號，但電子發票的紙捲都是空白的，是依靠 POS 向上游和財政部取得一期所有的配號之後再逐號印出，如果是單店單 POS 的也會是順時順號，但如果是單店雙 POS 的就有可能不會是順時順號，因為兩台 POS 就算都拿到順號，但交易時間是不可能剛好是順向的，而會是交錯的，這種情況下就難以做到完全的順時順號，另外實務上店家端上傳到財政部的過程中，財政部的系統也沒有回應過沒有順時順號的問題，站在系統商的角度，我們還是會設計成順時順號開。
什麼是「零元發票」？

某些有優惠券的交易可能最終的金額會是零元，雖然是零元，但還是要結帳這筆交易才能讓 POS 正確的扣除庫存，這筆結帳產生的發票就會是零元發票，然而這種發票對顧客來說是沒有意義的，因為無法兌獎，就算發票字號中獎了也只能捶心肝，所以現在大多設計成遇到零元交易不開發票。

結語

這篇對電子發票的格式和規則做了簡單的介紹，電子發票對店家來說除了獲得帳務處理上的便捷之外，發票後面那些行銷小白單只要善用也是很好的行銷工具，特別適合用在自有品牌的線上線下導流以及異業結盟導流，對電子發票包括小白單的應用有興趣的朋友歡迎聯絡我們，我們的經驗可以幫助您快速的導入電子發票系統。

電子發票除了格式以外，其實還有其它的主題可以延伸探討，包括熱感出單機／熱轉出單機的差異、紙捲的規格、財政部大平台與加值中心的角色等等。

發票機這些週邊設備對餐飲業者來說可能不是他們的專業，但這些設備卻大大的影響前後場作業的效率，未來會進一步分享關於餐飲系統的種種，歡迎大家關注。